كاتب محاضر الاجتماعات ومعد التقارير

أخذ الملاحظات خلال الاجتماعات:

• حضور الاجتماعات والمشاركة الفعالة في توثيق المناقشات.

• تسجيل ملاحظات دقيقة حول المواضيع التي تم مناقشتها، بما في ذلك القرارات التي تم اتخاذها والإجراءات المطلوبة.

• التأكد من أن كل تفاصيل الاجتماعات تم تسجيلها بدقة ووضوح.

كتابة محاضر الاجتماعات:

• صياغة محاضر اجتماعية مكتوبة بناءً على الملاحظات التي تم جمعها أثناء الاجتماع.

• التأكد من أن المحاضر تتضمن جميع القرارات والإجراءات التي تم اتخاذها وأي مسؤوليات مُوكلة للأفراد.

• توزيع المحاضر على الحضور بعد الاجتماع وتوثيق المحاضر في النظام الإلكتروني أو الورقي.

إعداد التقارير:

• كتابة تقارير دورية تتضمن ملخصات شاملة للأعمال والأنشطة المنجزة بناءً على محاضر الاجتماعات.

• تحضير تقارير تقدم العمل والمراجعات الدورية للأنشطة والقرارات السابقة.

• تقديم التقارير للمديرين أو الفرق المعنية بانتظام.

تنظيم وتخزين الوثائق:

• تنظيم المحاضر والتقارير بشكل منظم بحيث يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.

• التأكد من أن جميع المحاضر والتقارير تتماشى مع السياسات الإدارية للمؤسسة.